System zarządzania dokumentami : Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami, Przykładowe aplikacje zarządzania dokumentami, Zobacz też, Przypisy Wikipedia, wolna encyklopedia

System zarządzania dokumentami

Ten artykuł od 2014-11 wymaga zweryfikowania podanych informacji.

Należy podać wiarygodne źródła w formie przypisów bibliograficznych.
Część lub nawet wszystkie informacje w artykule mogą być nieprawdziwe. Jako pozbawione źródeł mogą zostać zakwestionowane i usunięte.
Sprawdź w źródłach: Encyklopedia PWN • Google Books • Google Scholar • Federacja Bibliotek Cyfrowych • BazHum • BazTech • RCIN • Internet Archive (texts / inlibrary)
Dokładniejsze informacje o tym, co należy poprawić, być może znajdują się w dyskusji tego artykułu.
Po wyeliminowaniu niedoskonałości należy usunąć szablon {{Dopracować}} z tego artykułu.

System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System lub Electronic Document Management (EDM)) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne)^[1]. W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy.

Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

rejestrowanie
porządkowanie
klasyfikacja
system kontroli wersji
archiwizacja danych
powiadomienia osobiste bądź dla grup użytkowników o zmianach
monitorowanie plików i folderów
obsługa różnych formatów plików
operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania
zarządzanie obiegiem dokumentów

Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu.

Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.